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Politique de confidentialité

Le respect de la vie privée et la protection des données à caractère personnel constituent une priorité pour Laboratoire Phytocontrol.

La présente politique vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles lorsque vous consultez le site www.phytocontrol.com, utilisez ses formulaires ou échangez avec nos services.

Elle est établie conformément :

au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dit « Règlement général sur la protection des données » ou « RGPD » ;
à la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ».

1. Qui est responsable du traitement de vos données ?

Le responsable des traitements réalisés par l’intermédiaire du site est :

Laboratoire Phytocontrol
Société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 euros
Immatriculée au RCS de Nîmes sous le numéro 490 024 049
SIRET : 490 024 049 00028
Parc scientifique Georges Besse II
180 rue Philippe Maupas
30035 Nîmes – France

Téléphone : +33 (0)4 34 14 70 00
Service clients : 0 800 900 775
Adresse électronique : service-clients@phytocontrol.com

Phytocontrol a désigné un délégué à la protection des données, joignable à l’adresse suivante :

dpo@phytocontrol.com

2. À qui s’applique cette politique ?

La présente politique s’applique notamment :

aux visiteurs du site ;
aux prospects ;
aux clients et contacts professionnels ;
aux personnes demandant un audit, un conseil, une analyse ou une démonstration ;
aux personnes se préinscrivant à une formation ;
aux abonnés à nos lettres d’information ;
aux candidats à une offre d’emploi ou adressant une candidature spontanée ;
aux journalistes et contacts presse ;
aux fournisseurs, partenaires et sous-traitants ;
aux personnes utilisant nos formulaires de contact ou d’urgence.

Les espaces clients, boutiques en ligne ou sites externes accessibles depuis le site Phytocontrol peuvent disposer de leur propre politique de confidentialité.

3. Quelles données personnelles collectons-nous ?

Selon votre utilisation du site et la nature de votre demande, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes.

3.1 Données d’identification

civilité ;
nom ;
prénom ;
fonction ;
signature, le cas échéant.

3.2 Coordonnées

adresse électronique ;
numéro de téléphone ;
adresse postale ;
pays ou zone géographique.

3.3 Données professionnelles

entreprise ou organisme ;
fonction et service ;
secteur d’activité ;
département ou filière concernée ;
numéro client ou références professionnelles ;
besoins et prestations recherchées.

3.4 Données relatives à vos demandes

objet et contenu de votre message ;
demande d’analyse, d’audit ou de conseil ;
demande de démonstration ;
demande commerciale ou de devis ;
informations nécessaires au traitement d’une urgence ;
formation choisie ;
disponibilité ou préférence de contact ;
historique des échanges avec nos services ;
documents transmis en pièce jointe.

3.5 Données relatives aux candidatures

curriculum vitae ;
lettre de motivation ;
diplômes et qualifications ;
expériences professionnelles ;
compétences ;
disponibilités ;
prétentions salariales, le cas échéant ;
toute information communiquée volontairement dans le cadre de la candidature.

Nous vous demandons de ne pas nous transmettre d’informations sans lien direct et nécessaire avec le poste recherché.

3.6 Données relatives à la communication et à la prospection

inscription à une newsletter ;
préférences de communication ;
participation à un webinaire, événement ou formation ;
historique des communications adressées ;
interactions avec nos courriels, lorsque la réglementation l’autorise ;
demandes de désinscription ou opposition à la prospection.

3.7 Données techniques et de navigation

adresse IP ;
type de terminal ;
navigateur et système d’exploitation ;
pages consultées ;
date et heure de connexion ;
source de la visite ;
journaux techniques et données de sécurité ;
identifiants de cookies ou autres traceurs, selon vos choix.

Pour plus d’informations, consultez notre Politique relative aux cookies et autres traceurs.

4. Comment vos données sont-elles collectées ?

Vos données peuvent être collectées :

directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire ;
lorsque vous nous contactez par téléphone, courrier électronique ou voie postale ;
lorsque vous vous inscrivez à une newsletter, un événement, un webinaire ou une formation ;
lorsque vous candidatez à une offre d’emploi ;
lors de la création ou de l’utilisation d’un compte ;
automatiquement lors de votre navigation, selon les cookies autorisés ;
auprès de votre employeur, de votre organisme ou d’un interlocuteur professionnel ;
auprès d’un partenaire, d’un organisateur d’événement ou d’une source accessible au public, dans le respect de la réglementation.

Lorsque les données ne sont pas collectées directement auprès de vous, nous vous informons de leur source dans les conditions prévues par le RGPD.

5. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Finalité	Données principalement concernées	Base juridique
Répondre aux demandes générales de contact	Identité, coordonnées, organisme, message	Intérêt légitime de Phytocontrol à répondre aux demandes
Établir un devis ou préparer une prestation	Identité, coordonnées, besoin exprimé, informations professionnelles	Mesures précontractuelles prises à votre demande
Gérer les demandes d’audit, de conseil ou de démonstration	Identité, coordonnées, organisme, contenu de la demande	Mesures précontractuelles ou intérêt légitime
Traiter les demandes urgentes	Identité, coordonnées et informations nécessaires à la prise en charge	Mesures précontractuelles, exécution du contrat ou intérêt légitime
Gérer la relation avec les clients	Coordonnées, historique des échanges, données contractuelles	Exécution du contrat
Gérer les préinscriptions et inscriptions aux formations	Identité, coordonnées, fonction, formation choisie	Mesures précontractuelles et exécution du contrat
Adresser nos newsletters et informations professionnelles	Identité, adresse électronique, préférences	Consentement ou intérêt légitime, selon le contexte et la réglementation applicable
Organiser des événements et webinaires	Identité, coordonnées, organisme, inscription	Exécution du service demandé ou consentement
Réaliser de la prospection commerciale B2B	Coordonnées professionnelles, fonction, organisme, historique	Intérêt légitime de Phytocontrol à développer son activité
Gérer les demandes presse et institutionnelles	Identité, coordonnées, média ou organisme, demande	Intérêt légitime à gérer nos relations publiques
Gérer les candidatures et le recrutement	CV, lettre de motivation, parcours, qualifications	Mesures précontractuelles et intérêt légitime à recruter
Sécuriser le site et prévenir les fraudes	Adresse IP, journaux techniques, informations sur le terminal	Intérêt légitime à garantir la sécurité du site
Mesurer l’audience et améliorer le site	Données de navigation et identifiants techniques	Consentement, sauf cas d’exemption prévu par la réglementation
Gérer vos préférences relatives aux cookies	Choix et identifiants techniques	Respect d’une obligation légale et intérêt légitime à conserver la preuve des choix
Traiter les demandes d’exercice des droits	Identité, coordonnées, contenu de la demande, justificatif si nécessaire	Respect d’une obligation légale
Gérer les réclamations et contentieux	Données nécessaires à la réclamation ou au dossier	Intérêt légitime à défendre nos droits et respecter nos obligations
Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales	Données contractuelles, administratives et financières	Respect d’une obligation légale

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Ce retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements réalisés avant son retrait.

Lorsque le traitement repose sur notre intérêt légitime, nous veillons à ce qu’il n’affecte pas de manière disproportionnée vos intérêts, vos droits ou vos libertés.

6. Les informations demandées sont-elles obligatoires ?

Les champs signalés par un astérisque dans les formulaires sont nécessaires au traitement de votre demande.

Si vous ne renseignez pas ces informations, Phytocontrol pourra être dans l’impossibilité :

de répondre à votre demande ;
de vous adresser un devis ;
de vous recontacter ;
de traiter une urgence ;
d’enregistrer votre préinscription ;
ou d’examiner votre candidature.

Les autres informations sont facultatives. Elles peuvent néanmoins nous permettre de vous apporter une réponse plus précise.

7. Qui peut accéder à vos données ?

Vos données sont accessibles, dans la limite de leurs attributions respectives, aux services habilités de Phytocontrol, notamment :

service clients et relation client ;
équipes commerciales ;
équipes marketing et communication ;
services techniques et analytiques ;
département formation ;
ressources humaines ;
services administratif, comptable et juridique ;
service informatique ;
direction ;
délégué à la protection des données.

Elles peuvent également être communiquées :

à nos prestataires informatiques et hébergeurs ;
aux fournisseurs de solutions de messagerie, CRM, gestion de formulaires ou newsletter ;
aux prestataires intervenant dans l’organisation d’événements ou de formations ;
aux cabinets de recrutement, lorsque cela est nécessaire ;
à nos conseils juridiques, auditeurs ou assureurs ;
aux autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées ;
à nos partenaires ou sous-traitants lorsque leur intervention est nécessaire au traitement de votre demande.

Nos prestataires ne peuvent utiliser les données que sur nos instructions et pour les missions qui leur sont confiées. Leurs obligations sont encadrées contractuellement conformément au RGPD.

Phytocontrol ne vend pas vos données personnelles.

8. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

Catégorie ou finalité	Durée indicative de conservation
Demandes générales sans relation contractuelle	Temps nécessaire au traitement de la demande, puis jusqu’à 3 ans à compter du dernier contact
Prospects et demandes commerciales	3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect
Clients et contacts clients	Pendant la relation contractuelle, puis pendant les durées légales ou de prescription applicables
Documents contractuels et commerciaux	5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle, sauf durée légale différente
Pièces comptables et factures	10 ans conformément aux obligations comptables
Newsletter	Jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription, et au maximum 3 ans après le dernier contact actif
Liste d’opposition à la prospection	Au minimum 3 ans, uniquement afin d’empêcher toute nouvelle sollicitation
Préinscription à une formation non suivie	Temps nécessaire au traitement de la demande, puis au maximum 3 ans après le dernier contact
Données relatives à une formation suivie	Pendant la relation, puis selon les obligations légales et de certification applicables
Candidature retenue	Intégration au dossier du salarié, selon la politique applicable au personnel
Candidature non retenue	Durée du recrutement, puis jusqu’à 2 ans après le dernier contact si la conservation dans un vivier a été annoncée
Demande d’exercice d’un droit	Temps nécessaire au traitement, puis conservation en archivage pendant la durée permettant d’en apporter la preuve
Copie d’un justificatif d’identité	Uniquement pendant le temps nécessaire à la vérification de l’identité, sauf nécessité probatoire particulière
Comptes en ligne inactifs	Durée définie selon le service concerné ; une suppression après 2 ans d’inactivité est recommandée
Journaux techniques et de sécurité	Durée proportionnée aux besoins de sécurité, généralement comprise entre 6 et 12 mois
Choix relatifs aux cookies	6 mois
Cookies et données de navigation	Durées précisées dans la Politique relative aux cookies

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage intermédiaire lorsqu’une obligation légale ou la défense de nos droits le justifie.

9. Prospection commerciale et newsletters

Phytocontrol peut vous adresser des informations relatives à ses activités, prestations, événements, formations, actualités réglementaires ou contenus professionnels.

Lorsque votre consentement est requis, aucune communication ne vous est envoyée sans votre accord préalable.

Dans certains cas, notamment pour des communications adressées à des professionnels en lien avec leur activité ou à des clients concernant des prestations analogues, le traitement peut reposer sur notre intérêt légitime.

Vous pouvez vous opposer gratuitement et à tout moment à ces communications :

en cliquant sur le lien de désinscription présent dans chaque courriel ;
en nous écrivant à dpo@phytocontrol.com ;
en contactant le service indiqué dans la communication.

Votre opposition sera enregistrée dans une liste dédiée afin de nous assurer que vous ne soyez pas sollicité de nouveau. Les informations figurant dans cette liste ne seront utilisées à aucune autre fin.

10. Transferts de données hors de l’Espace économique européen

Nous privilégions les prestataires traitant les données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Toutefois, certains prestataires techniques peuvent traiter des données dans des pays situés hors de cet espace.

Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce qu’ils reposent sur un mécanisme reconnu par le RGPD, notamment :

une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
des règles d’entreprise contraignantes ;
ou toute autre garantie appropriée.

Des mesures complémentaires peuvent être appliquées lorsque cela est nécessaire.

Vous pouvez obtenir des informations complémentaires sur ces garanties en contactant notre délégué à la protection des données.

11. Comment protégeons-nous vos données ?

Phytocontrol met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

l’accès non autorisé ;
la perte ;
l’altération ;
la divulgation ;
la destruction ;
l’utilisation illicite ou frauduleuse.

Ces mesures comprennent notamment, selon les traitements concernés :

la gestion des habilitations ;
la limitation des accès aux seules personnes autorisées ;
l’authentification des utilisateurs ;
la sécurisation des communications et infrastructures ;
la sauvegarde des données ;
la journalisation des accès ;
la sensibilisation du personnel ;
l’encadrement contractuel des prestataires ;
des procédures de gestion des incidents et violations de données.

12. Quels sont vos droits ?

Selon la base juridique et la nature du traitement, vous pouvez exercer les droits suivants :

Droit d’accès

Vous pouvez demander si Phytocontrol traite des données vous concernant et obtenir une copie de ces données.

Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction ou la mise à jour de données inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données dans les conditions prévues par le RGPD.

Droit à la limitation

Vous pouvez demander que l’utilisation de vos données soit temporairement suspendue dans certaines situations.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à un traitement reposant sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Vous disposez d’un droit d’opposition absolu, simple et gratuit concernant la prospection commerciale.

Droit à la portabilité

Lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est réalisé à l’aide de procédés automatisés, vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Droit de définir des directives après votre décès

Vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données après votre décès.

Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative, sauf dans les cas autorisés par la réglementation.

Phytocontrol ne met pas en œuvre, par l’intermédiaire du site, de décision produisant de tels effets et fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

13. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits auprès du délégué à la protection des données :

Par courrier électronique :
dpo@phytocontrol.com

Par courrier postal :
Laboratoire Phytocontrol
À l’attention du délégué à la protection des données
Parc scientifique Georges Besse II
180 rue Philippe Maupas
30035 Nîmes – France

Votre demande doit préciser le droit que vous souhaitez exercer et permettre de vous identifier suffisamment.

Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement en cas de doute raisonnable sur votre identité. Il ne doit pas être transmis spontanément.

Phytocontrol répondra dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et de ses motifs.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07

Site internet : www.cnil.fr

15. Liens vers d’autres sites

Le site peut contenir des liens vers des sites, espaces ou services exploités par des tiers, notamment l’espace client, l’Eshop Waters ou des plateformes partenaires.

Phytocontrol n’est pas responsable des traitements réalisés de manière autonome par ces tiers. Nous vous invitons à consulter leur propre politique de confidentialité avant de leur transmettre des informations personnelles.

16. Modification de la présente politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

des évolutions légales ou réglementaires ;
des recommandations des autorités de contrôle ;
de l’évolution de nos activités ;
de l’ajout ou de la modification d’un formulaire ou d’un service ;
des changements concernant nos prestataires.

La date de la dernière mise à jour figure en haut de la présente politique.

En cas de modification substantielle, une information spécifique pourra être affichée sur le site ou communiquée par tout moyen approprié.